Sécuriser des documents officiels en vue de leur utilisation à l’étranger est une nécessité dans divers contextes. La légalisation des documents administratifs ou juridiques adopte différentes formes. Pourquoi est-elle cruciale ? Quand doit-on avoir recours à la traduction assermentée, à la certification, à la légalisation ou à l’apostille ? En quoi consistent ces procédures ? Analysons ces questions.
Pour qu’un document officiel destiné à un pays étranger soit accepté, deux éléments sont indispensables :
⇒ La légalisation du document.
⇒ La traduction du document.
Ainsi, produire une traduction authentifiée consiste à :
- Faire traduire un document officiel, de nature juridique, par un traducteur Expert désigné par une Cour d’appel,
- Procéder, lorsque nécessaire, à la légalisation de cette traduction. Cela implique l’obtention d’un cachet délivré par la mairie, un notaire ou une Chambre de Commerce, authentifiant la signature du traducteur. Cette étape assure que le document officiel traduit conserve sa valeur lors de sa présentation à des administrations étrangères.
À noter : Le traducteur assermenté est également appelé traducteur juré, traducteur expert, traducteur certifié ou encore traducteur agréé. La traduction authentifiée est ainsi une traduction certifiée ou jurée. Ces termes sont interchangeables et signifient simplement que la traduction a été réalisée par un traducteur assermenté, seul habilité à fournir ce service.
Traduction certifiée, apostille, légalisation de document : dans quels cas les utiliser ?
La légalisation peut être nécessaire en cas de litige commercial, dans le cadre d’un marché public, lors de la création d’une filiale, pour l’exportation de produits, ou encore pour une expatriation. En général, elle est souvent exigée pour des opérations hors UE. Cette démarche, qui authentifie les signatures et cachets, s’applique à divers documents publics et actes établis sous seing privé, tels que :
- √ Les documents administratifs (extrait de casier judiciaire, certificats de nationalité…),
- √ Les actes d’état civil,
- √ Les actes judiciaires (jugements, etc.),
- √ Les documents commerciaux ou industriels (certificat d’origine, certificat d’exportation, Kbis, brevets, contrats commerciaux…),
- √ Les documents rédigés par des agents consulaires ou diplomatiques,
- √ Les actes sous seing privé avec mention officielle (attestations sur l’honneur, reconnaissance de dettes, factures, lettres de recommandation, certificats d’hébergement…),
- √ Les actes notariés et tous documents dressés par un auxiliaire de justice et officier public : notaire, avocat, huissier, etc.
À savoir : L’apostille complète parfois la légalisation, surtout à l’étranger. Par ailleurs, des dispenses de légalisation existent grâce à des accords bilatéraux entre certains pays, conférant automatiquement aux documents une valeur officielle. Consultez la liste des conventions bilatérales portant dispense de ce processus.
La traduction certifiée ou traduction authentifiée
Un document administratif ou juridique ne peut être reconnu à l’étranger que s’il fait l’objet d’une traduction authentifiée.
La traduction authentifiée est donc une traduction certifiée d’un document, conservant ainsi la valeur légale d’un document officiel traduit lors de sa communication à des administrations étrangères.
Elle est exclusivement réalisée par un traducteur Expert désigné par une Cour d’appel. Ce dernier appose sa signature et son sceau, validant ainsi le document auprès des institutions étrangères.
Cependant, dans certains cas, cela ne suffit pas. Il est nécessaire d’entreprendre d’autres démarches, telles que la légalisation ou l’apostille. Ces procédures complètent le caractère légal d’une traduction d’acte public ou privé.
Lire aussi : Quel est le coût d’une traduction authentifiée ?
La légalisation
Cette procédure vise à authentifier la signature et le cachet apposés sur un document destiné à être présenté à une institution ou une organisation.
De même, un acte officiel produit dans un pays étranger doit être légalisé pour être reconnu par les autorités françaises.
La légalisation atteste ainsi de l’authenticité de la signature et de l’identité de la personne signataire, comme un traducteur assermenté auprès d’une Cour d’appel dans le cadre de la traduction authentifiée d’une plainte, d’un jugement ou d’un document d’état civil.
Les autorités compétentes pour effectuer cette procédure sont le bureau des légalisations du ministère des Affaires étrangères, les autorités consulaires du pays dans lequel l’acte a été établi, ou encore les notaires et les mairies. Cette démarche peut également être réalisée par une agence de traduction authentifiée spécialisée.
L’apostille
Il s’agit d’une procédure permettant d’authentifier l’origine et la signature de l’auteur d’un document de manière simplifiée. À la différence de la légalisation, elle concerne uniquement les actes publics.
L’apostille s’impose aux pays signataires de la Convention de La Haye. Elle s’obtient auprès du service dédié d’une Cour d’appel.
Pour les pays non-signataires de La Haye, cette procédure relève du consulat ou de l’ambassade.
À noter : Les deux dernières procédures administratives sont incontournables pour authentifier la signature d’un document. Elles ne certifient cependant pas l’exactitude de leur contenu, relevant de la traduction certifiée.
À qui s’adresser pour légaliser une traduction ?
Pour trouver le bon expert, il est recommandé de faire appel à une agence de traduction authentifiée possédant un pôle de légalisation. Cette agence peut proposer un service complet en prenant en charge la traduction authentifiée du document et en s’occupant des démarches de légalisation ou d’apostille selon les besoins.
Le gain de temps, le professionnalisme et l’efficacité sont ainsi assurés. De plus, l’agence fait appel à des traducteurs professionnels experts, inscrits sur la liste officielle des traducteurs assermentés validée par la Cour d’appel, et habitués à la rigueur de la traduction juridique.
Les documents officiels destinés à l’étranger doivent généralement être accompagnés d’une traduction. Pour garantir son caractère officiel, cette traduction doit impérativement être réalisée par un traducteur assermenté.
Cependant, certaines institutions peuvent exiger des compléments pour garantir l’authenticité de la signature, du sceau et du droit du professionnel. Les deux procédures d’authentification peuvent ainsi être demandées. Certaines démarches peuvent prendre plus de temps. Il est conseillé d’anticiper les demandes pour ne pas manquer les échéances administratives à l’international. Demandez conseil à votre agence de traduction authentifiée.
